Confédération des Grossistes de France

Charte des relations CGF / Organisations professionnelles adhérentes

PREAMBULE

Cette charte a pour vocation de définir les principes fondamentaux régissant les relations entre la CGF et ses Organisations professionnelles adhérentes, notamment concernant leurs droits et devoirs respectifs.

Elle se veut également un outil de cohésion et de confiance réciproque des acteurs via l’instauration de process.

Elle est communiquée à tout membre lors de son adhésion à la CGF et à tous les membres adhérents à sa date d’entrée en vigueur.

Elle n’a pas vocation à se substituer aux statuts et au règlement intérieur mais à les compléter.

PRINCIPES GÉNÉRAUX RÉGISSANT LA RELATION

Rappel

Les Organisations adhérentes à la CGF sont des Organisations professionnelles représentant des entreprises du commerce de gros (alimentaire, non-alimentaire, interindustriel principalement.)

Equité

Un traitement équitable est garanti à toutes les Organisations professionnelles adhérentes à la CGF et ce, indépendamment de leur taille, de leur poids au sein de la Confédération et du montant de leur cotisation. Cette dernière s’engage à servir toutes les Organisations professionnelles membres de façon impartiale, sans accorder d’avantage préférentiel à quelque membre que ce soit.

Respect

La prise en compte des intérêts fondamentaux des uns et des autres et la préservation de l’identité de chacun des acteurs de la relation doit être un souci permanent. La CGF et ses Organisations professionnelles adhérentes s’engagent à faire preuve de transparence et de respect mutuel dans le cadre de leur relation.

Responsabilité

Le principe de responsabilité implique des prises de décisions concertées, rationnelles et soutenables pour les membres (« théorie du bilan coût avantage ») notamment s’agissant des actions de lobbying.

Cohésion

La CGF a pour objectif de maintenir une cohésion d’ensemble entre les Organisations professionnelles adhérentes. Elle oeuvre au service de l’ensemble de ses adhérents, acteurs du commerce de gros BtoB, dans leur diversité. Les actions menées le sont dans une logique et un intérêt collectifs, dans une confiance réciproque et dans le respect des statuts et autres textes régissant le fonctionnement de la Confédération.

Partage

Les enjeux du secteur sont en (perpétuelle) évolution et mobilisent une grande diversité d’acteurs. La CGF est le lieu qui rend possible le partage et l’analyse des pratiques professionnelles dans le Commerce de gros.

ENGAGEMENTS RÉCIPROQUES

• La CGF s’engage à contractualiser sa relation avec ses Organisations professionnelles adhérentes via un bulletin d’adhésion et un bordereau de cotisation adressé annuellement, documents auxquels est jointe la grille tarifaire de l’ensemble des services annexes proposés (voir point 5 de cette Charte).
• La CGF s’engage à respecter la relation entre les Organisations professionnelles adhérentes et leurs entreprises adhérentes en s’interdisant notamment d’entrer en relation directement avec une entreprise dont elle disposerait des coordonnées, sans autorisation expresse de sa Fédération de rattachement.
• Comme précisé en introduction des principes généraux de cette Charte, les organisations adhérentes à la CGF sont des Organisations professionnelles représentant des entreprises du commerce de gros (alimentaire, non-alimentaire, interindustriel principalement.) Néanmoins, et comme indiqué dans les statuts de la confédération (article 3), il peut arriver que des entreprises, orphelines de toute organisation professionnelle de rattachement, demandent à adhérer à la CGF. Dans ce cas, la CGF s’engage à s’assurer de manière stricte que celles-ci ne relèvent pas du périmètre d’une ou plusieurs des Organisations professionnelles adhérentes. Chaque demande d’adhésion doit être soumise au Bureau exécutif de la Confédération. En cas de doute sur le périmètre dont relève l’entreprise qui sollicite une adhésion « en direct », la CGI s’engage à consulter la/les Fédération(s) à laquelle/auxquelles l’entreprise pourrait être rattachée.
• Les Organisations professionnelles adhérentes s’engagent à régler la cotisation syndicale appelée dans les délais impartis afin de permettre un fonctionnement optimal de la CGF lui permettant notamment d’assurer pleinement les services dus aux Organisations professionnelles adhérentes et de faire face aux dépenses engagées pour la défense des intérêts du Commerce de gros.
• Les Organisations professionnelles adhérentes s’engagent à mobiliser leurs entreprises en vue de la participation à des groupes de travail, commissions diverses, auditions, enquêtes, retours d’expériences …et ceci dans l’intérêt de la défense et de la promotion du Commerce de gros.
• La CGF et ses Organisations professionnelles adhérentes respectent mutuellement une obligation de réserve, de discrétion et de confidentialité.
• L’écoute et la bienveillance doivent guider les relations entre la CGF et ses Organisations professionnelles adhérentes.

PROCESS

1. Communication et Information

• En matière de communication, la CGF veille à entretenir une relation de qualité avec ses Organisations professionnelles adhérentes et à leur communiquer toute information les intéressant dont elle dispose, en veillant à ce que toutes les Organisations professionnelles adhérentes accèdent au même niveau d’information et au même moment.
• Afin de valoriser le travail des équipes de la CGF, les Organisations professionnelles adhérentes s’engagent à être transparentes sur la « source » des informations transmises à leurs entreprises adhérentes. Celles-ci ont par exemple la possibilité de co-logoter les notes d’informations transmises par la CGF avant de les adresser à leurs entreprises adhérentes.
• Réciproquement, les Organisations professionnelles adhérentes sont incitées à informer le service communication de la CGF de toute manifestation qu’elles organisent, ou d’action de communication menée, afin que celles-ci puissent être valorisées et communiquées à l’ensemble des Organisations professionnelles adhérentes (rubrique « la vie des fédés » dans la newsletter hebdomadaire par exemple).
• Si l’Organisation professionnelle adhérente a donné son accord préalable pour un contact direct avec ses entreprises adhérentes (via le bulletin d’adhésion annuel cf. point 5), la CGF s’engage à informer celle-ci de tout contact avec ces mêmes entreprises, notamment par la mise en copie systématique des mails envoyés.
• La CGF s’engage à procéder à une mise à jour de ses listes d’envoi, en collaboration avec les Organisations professionnelles adhérentes au moins 2 fois par an (période à convenir.) et à chaque demande de mise à jour de la part d’une Organisation professionnelle adhérente.
• La CGF s’engage à prioriser l’envoi par mail des informations aux Organisations professionnelles adhérentes. Elle s’engage également à mettre à jour régulièrement son site Internet, celui-ci constituant une base documentaire pour les Organisations professionnelles adhérentes, ainsi qu’à leur communiquer, annuellement, les codes d’accès au site, après règlement de leur cotisation annuelle.

2. Organisation des réunions d’information, Commissions et Groupes de Travail (GT)

A/ Commissions et Groupes de travail

• Chaque réunion de commission ou groupe de travail est précédée de l’envoi, en amont (1 semaine avant, au plus tard), aux Organisations professionnelles adhérentes d’une convocation portant mention de l’ordre du jour de la réunion, précisant notamment si un vote ou une prise de décision est nécessaire sur l’un des sujets figurant à l’ordre du jour.
• Si elles le souhaitent, les Organisations professionnelles adhérentes peuvent la transmettre à leurs entreprises, étant précisé que les remontées terrain des professionnels sur les différents sujets traités représentent une vraie valeur ajoutée pour le travail des commissions et groupes de travail.
• Une feuille de présence est renseignée par les participants lors de chaque réunion.
• Le compte-rendu ou relevé de décisions est transmis à l’ensemble des Fédérations participantes à la réunion, ou ayant fait mention de leur intérêt pour les sujets traités, dans un délai d’une semaine maximum. Les Organisations professionnelles adhérentes peuvent le transmettre ensuite à leurs entreprises adhérentes, si elles le souhaitent.
• Le calendrier annuel des réunions est établi en janvier, dans la mesure du possible.
• Dans le cas où un sujet d’actualité nécessiterait de consulter rapidement les Organisations professionnelles membres du GT ou de la commission, une réunion à distance pourra être organisée sous forme de visioconférence, téléconférence ou par une consultation écrite transmise par voie d’e-mail.

B/ Réunions d’information

• Le calendrier annuel des réunions est établi en janvier, et communiqué à l’ensemble des Organisations professionnelles adhérentes.
• Les invitations aux réunions d’information (ex : Réunion d’actualité sociale) sont envoyées aux Organisations professionnelles adhérentes une quinzaine de jours en amont, dans la mesure du possible. Elles précisent l’ordre du jour de chaque réunion ainsi que les noms des intervenants extérieurs. Les Organisations professionnelles adhérentes sont invitées à les transmettre à leurs entreprises adhérentes. Pour toutes les réunions une feuille de présence doit être renseignée.
• Le PowerPoint présenté lors de la réunion est transmis à l’ensemble des Organisations professionnelles participant à la réunion, ou ayant fait mention de leur intérêt pour les sujets traités, dans un délai de 48H. Les Organisations professionnelles peuvent le transmettre ensuite à leurs entreprises adhérentes, si elles le souhaitent. Le document est également mis en ligne sur le site de la CGF, après la réunion.

3. Représentation

• Les Organisations professionnelles s’engagent à déterminer en amont (au moment de la transmission de leur bulletin d’adhésion annuel), la liste de leurs interlocuteurs en relation avec la CGF.
• La présidence des GT, commissions de travail, ainsi que la désignation de « personnes qualifiées » / mandants au sein d’institutions type MEDEF, France Agrimer, CEPC…sont établies en concertation avec la/les Organisation(s) professionnelle(s) concernées.

4. Modalités de prise de décisions

• La CGF fonctionne sur une base consensuelle qui consiste en la recherche d’un équilibre entre l’unité nécessaire de la Confédération et les intérêts particuliers de chaque Organisation professionnelle adhérente.
• Toutes les personnes assistant aux réunions sont présumées être dûment mandatées par leur Organisation professionnelle afin de pouvoir s’engager valablement au cours des réunions.
• Pour les cas où le consensus n’est pas obtenu sur un sujet donné, les positions de la commission ou du GT sont arrêtées à la majorité des 2/3 des Organisations professionnelles adhérentes présentes, à l’issue d’un vote à main levée, et de celles ayant éventuellement exprimé un avis par écrit en amont (suite à l’envoi de l’ordre du jour stipulant qu’un vote/prise de décision est prévu sur un ou plusieurs points à l’ordre du jour.)
• Chaque Organisation professionnelle adhérente, à jour de cotisation, présente ou s’étant exprimée en amont dispose d’une voix.
• En cas d’absence à la réunion au cours de laquelle un vote/prise de décision est prévue, et à défaut de s’être exprimée en amont, l’Organisation professionnelle dûment convoquée, est réputée avoir donné son accord tacite à l’égard de la position retenue par la commission ou le GT (cette information figure sur la convocation avec ordre du jour nécessitant une prise de position).
• Un relevé de décisions est établi pour chaque réunion organisée par la CGF (Commission, GT, Bureau exécutif…cf. point 2). Il fait mention des différents points de vue exprimés par les Organisations professionnelles adhérentes lors de la réunion, et est envoyé par mail aux participants, ainsi qu’à toute Organisation adhérente intéressée par le sujet de la réunion. Dans la mesure du possible, le relevé de décisions est mis à disposition sur le site Internet de la CGF à la rubrique dédiée.
• Quand une Organisation professionnelle adhérente souhaite que la CGF se saisisse d’un sujet (fiscal, économique, transport, social…), il revient à la Commission concernée (fiscale, juridique, transport, sociale…) de décider si ce sujet relève du collectif et s’il doit être piloté/suivi par la commission idoine.
• Lorsque la CGF décide de communiquer une prise de décision, un engagement, un avis… (ex : communiqué de presse sectoriel), les Organisations professionnelles adhérentes associées à cette démarche, doivent, si elles en sont d’accord, être expressément citées dans le document via l’apposition des logos et mention du type « La CGF et ses X fédérations - en les citant - … »

5. Bulletin d’adhésion annuel

Le bulletin d’adhésion annuel, envoyé chaque début d’année par la CGF à toutes les Organisations professionnelles adhérentes, intègre :

• Le barème de cotisations à jour en annexe, ainsi qu’un rappel des services inclus dans la cotisation de « base » et les services dits « complémentaires » avec la grille tarifaire afférente ;
• La liste des interlocuteurs principaux de l’Organisation professionnelle adhérente et leurs coordonnées complètes (délégué/directeur/secrétaire général et Président-e) à compléter par l’organisation professionnelle adhérente ;
• Un accord explicite pour l’utilisation des contacts transmis par l’Organisation professionnelle adhérente dans le cadre des communications CGF (cf. RGPD) ;
• Une mention à compléter indiquant si l’Organisation professionnelle autorise ou non la CGF à prendre contact directement avec ses entreprises adhérentes. Si oui, l’Organisation professionnelle sera amenée à préciser la liste des interlocuteurs professionnels pour chaque commission ou GT organisé par la CGF.

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